Hủy hóa đơn điện tử là điều không doanh nghiệp nào mong muốn, tuy nhiên, nếu có sai sót và để đảm bảo việc xử lý sai sót được tốt nhất thì các doanh nghiệp cần phải nắm rõ được kỹ năng nghiệp vụ và các quy định cụ thể về việc hủy hóa đơn điện tử trong từng trường hợp. Ví dụ như khi hóa đơn sai hình thức thanh toán, sai mã số thuế, sai địa chỉ công ty… thì sẽ phải thực hiện hủy bỏ như thế nào. Cùng tìm hiểu rõ hơn trong bài viết dưới đây.

Trường hợp huỷ hoá đơn điện tử đã xuất chưa gửi khách hàng

Nếu như trong trường hợp kế toán doanh nghiệp, tổ chức thực hiện xuất hoá đơn, ký điện tử nhưng kịp thời phát hiện ra sai sót trước khi chưa gửi khách hàng, hoặc đơn vị chưa kịp gửi hoá đơn cho khách hàng thì phát sinh thay đổi về việc khách hàng huỷ hợp đồng, không nhận hàng hoá.

Trong trường hợp này, doanh nghiệp sẽ thực hiện lập biên bản thoả thuận huỷ/thu hồi hoá đơn điện tử vừa lập có ghi rõ nội dung giải trình và tự ký, đóng dấu, lưu trữ. Do hoá đơn điện tử đã xuất chưa được gửi cho bên mua nên biên bản thoả thuận không cần thiết có chữ ký của người mua, đơn vị tự cam kết chịu trách nhiệm về nội dung này.

Trường hợp thông tin trên hoá đơn điện tử cũ bị sai sót thì đồng thời với việc lập biên bản thoả thuận huỷ/thu hồi hoá đơn cũ còn kèm theo xuất bổ sung hoá đơn thay thế với nội dung chính xác.

Trường hợp huỷ hoá đơn điện tử đã xuất nhưng chưa kê khai thuế GTGT đầu ra: trong trường hợp này nếu doanh nghiệp đã gửi cho khách hàng phát hiện có sai sót hoặc bên mua trả lại hàng hóa, hủy dịch vụ nhưng cả 2 bên chưa kê khai thuế thì sẽ thực hiện như sau:

Lập hồ sơ bao gồm:

Văn bản thoả thuận về việc huỷ/thu hồi hoá đơn điện tử sai sót được ký điện tử hoặc ký đóng dấu đỏ của hai bên

 Hoá đơn điện tử thay thế: tại Hoá đơn điện tử thay thế có ghi “Hoá đơn này thay thế cho hoá đơn số …ký hiệu…ngày/tháng/năm”

Trường hợp đặc biệt thông tin bị sai là tên, địa chỉ của bên mua nhưng mã số thuế không thay đổi thì kế toán doanh nghiệp, tổ chức có thể thực hiện theo hướng dẫn của Thông tư 26/2015/TT-BTC chỉ lập văn bản thoả thuận điều chỉnh giữa hai bên mà không cần lập hoá đơn mới thay thế.

Trường hợp huỷ hoá đơn điện tử đã xuất, đã kê khai thuế GTGT đầu ra hoặc bên mua đã kê khai thuế GTGT đầu vào

Đối với hoá đơn điện tử sau khi hai bên kê khai thuế GTGT mới phát hiện ra sai sót, hoặc bên mua trả lại một phần/toàn bộ hàng hoá đã mua thì thực hiện xử lý như sau:

Trường hợp phát hiện ra sai sót: Hai bên thực hiện ký văn bản thoả thuận điện tử hoặc giấy; xuất hoá đơn điện tử điều chỉnh mới. Kế toán cần lưu ý tại Hoá đơn điều chỉnh giảm không được ghi số âm.

3 việc Người lao động cần làm khi đang hưởng bảo hiểm thất nghiệp

Một số điểm kế toán cần lưu ý khi viết hóa đơn

Trường hợp bên mua trả lại một phần/toàn bộ hàng hoá: Kế toán bên mua xuất hoá đơn trả lại hàng bán cho bên bán có ghi rõ “Hàng hoá trả lại cho người bán do sai quy cách, không đảm bảo chất lượng”.

Trường hợp người mua là đối tượng không có hoá đơn thì bên bán phải huỷ hoá đơn theo biên bản thoả thuận có ký xác nhận hai bên. Hoá đơn điện tử đã huỷ phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu.

Như vậy, trên đây là cách hủy hóa đơn cho từng trường hợp cụ thể, đã kê khai thuế, đã gửi cho khách hàng hay chưa.