Có một số kế toán phản ánh về tình trạng doanh nghiệp mình nhận được hóa đơn có ngày ký hóa đơn điện tử khác ngày lập hóa đơn điện tử. Đối với trường hợp này thì bên nhận hóa đơn sẽ kê khai thuế, ghi nhận chi phí theo ngày lập hay là ngày ký hóa đơn điện tử? Nhất là trong bối cảnh quy định cũ vẫn đang còn hiệu lực thi hành thì việc hóa đơn có ngày lập và ngày ký khác nhau vẫn thường xuyên xảy ra, chính vì vậy, không chỉ vướng mắc này mà ngay cả việc cách tra cứu hóa đơn điện tử cũng khiến các kế toán đặc biệt quan tâm. Trong phạm vi bài viết này sẽ tập trung làm rõ vấn đề về việc kê khai thuế khi nhận được hóa đơn có ngày lập và ngày ký khác nhau.
Theo quy định, ngày lập hóa đơn điện tử phải trùng với ngày ký số hóa đơn điện tử. Nếu hai ngày này khác nhau thì hóa đơn được coi là không hợp lệ và không đủ điều kiện khi kê khai thuế. Tuy nhiên trong thực tế, ngày ký và lập hóa đơn điện tử không giống nhau là vấn đề thường gặp.
Vậy nên, nếu ngày ký hóa đơn điện tử sau ngày lập hóa đơn điện tử thì công ty, doanh nghiệp phải dựa trên ngày lập để từ đó xác định được trách nhiệm, nghĩa vụ khi kê khai, nộp thuế theo quy định.
Tại Khoản 1, Điều 3 Thông tư số 68/2019/TT-BTC ngày 30/9/2019 của Bộ Tài chính hướng dẫn thực hiện một số điều của Nghị định số 119/2018/NĐ-CP ngày 12/9/2018 của Chính phủ quy định về hóa đơn điện tử khi bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ như sau:
“e) Thời điểm lập hóa đơn điện tử
Thời điểm lập hóa đơn điện tử xác định theo thời điểm người bán ký số, ký điện tử trên hóa đơn được hiển thị theo định dạng ngày, tháng, năm (ví dụ: ngày 30 tháng 4 năm 2019) và phù hợp với hướng dẫn tại Điều 4 Thông tư này”.
Căn cứ quy định nêu trên, bên bán hàng phải kịp thời lập hóa đơn khi hàng hóa đã được xác định chuyển giao quyền sở hữu, quyền sử dụng cho bên mua. Thời điểm lập hóa đơn điện tử được xác định theo thời điểm người bán hàng ký sổ, ký điện tử theo quy định.
Hóa đơn điện tử chỉ có hiệu lực khi đã được ký điện tử. Để tháo gỡ khó khăn cho người nộp thuế trong thời gian mới thực hiện hóa đơn điện tử, trường hợp ngày ký hóa đơn điện tử khác ngày lập hóa đơn điện tử, thì bên nhận hóa đơn căn cứ vào ngày ký điện tử để kê khai khấu trừ thuế, tính chi phí sản xuất kinh doanh theo quy định.
Như vậy, đối với các doanh nghiệp bên mua nhận được hóa đơn có ngày lập và ngày ký khác nhau thì sẽ tiến hành xử lý theo hướng dẫn trên.
Bên cạnh đó, để tránh những phát sinh, khó khăn không mong muốn trong việc triển khai và sử dụng hóa đơn điện tử các doanh nghiệp cần phải nắm rõ các quy định hiện hành về hóa đơn, các kỹ năng, nghiệp vụ về hóa đơn để đảm bảo việc triển khai, sử dụng hóa đơn theo quy định mới được tốt nhất.
Nộp thuế qua mạng – Giải pháp thiết thực với DN mùa dịch
Thời điểm lập hóa đơn điện tử theo quy định mới đã được quy định cụ thể tại Thông tư 68/2019 và Nghị định 119/2018 đây là những căn cứ pháp lý vững vàng cho các doanh nghiệp tiến tới triển khai sử dụng hóa đơn điện tử được tốt nhất.
Với những chia sẻ trên đây hy vọng đã giúp các doanh nghiệp tìm ra hướng giải quyết khi gặp phải tình huống hóa đơn có ngày lập và ngày ký khác nhau và những quy định cụ thể về trường hợp này.