Hóa đơn là một chứng từ thể hiện tất cả các hoạt động sản xuất, kinh doanh của doanh nghiệp nên tầm quan trọng của hóa đơn là không thể phủ nhận, doanh nghiệp nên có công tác quản lý hiệu quả nhất. Ngoài việc kiểm soát thủ tục thông báo phát hành hóa đơn, lập báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, sử dụng đúng mẫu thông báo hủy hóa đơn, kế toán cần hết sức lưu ý khi viết hóa đơn để tránh xảy ra sai sót không đáng có. Dưới đây là một số lưu ý cần thiết khi viết hóa đơn kế toán nên cập nhật.
1. Màu mực dùng để viết hóa đơn
Theo quy định tại khoản 3 Điều 5 Thông tư 119/2014/TT-BTC, khi viết hóa đơn phải dùng cùng màu mực, loại mực không phai, không sử dụng mực đỏ.
Tuy nhiên, theo Công văn 51188/CT-TTHT ngày 31/7/2017, nếu trên hóa đơn điện tử chuyển đổi sang hóa đơn giấy có sử dụng mực đỏ nhưng vẫn đáp ứng theo đúng nguyên tắc và điều kiện chuyển đổi theo quy định tại Điều 12 Thông tư số 32/2011/TT-BTC thì hóa đơn này được coi là hợp lệ để kê khai, khấu trừ thuế GTGT và được tính là chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.
2. Ghi thêm chữ nước ngoài trên hóa đơn
Theo quy định tại khoản 1 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, hóa đơn phải được thể hiện bằng tiếng Việt. Trường hợp cần ghi thêm chữ nước ngoài thì chữ nước ngoài được đặt bên phải trong ngoặc đơn hoặc đặt ngay dưới dòng tiếng Việt và có cỡ nhỏ hơn chữ tiếng Việt.
3. Về “Ngày, tháng, năm” được ghi trên hóa đơn
“Ngày tháng năm” trên hóa đơn là ngày tạo lập hóa đơn. Tuy nhiên, đối với mỗi trường hợp khác nhau thì ngày lập hóa đơn cũng khác nhau được hướng dẫn tại Điểm a Khoản 2 Điều 16 của Thông tư 39/2014/TT-BTC.
Ví dụ: Ngày lập hóa đơn đối với bán hàng hóa là thời điểm chuyển giao quyền sở hữu hoặc quyền sử dụng hàng hóa cho người mua, không phân biệt đã thu được tiền hay chưa thu được tiền.
4. Cách ghi thông tin người mua khi họ không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp thông tin
Theo quy định tại điểm b khoản 7 Điều 3 Thông tư 26/2015/TT-BTC, khi bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ từ 200.000 đồng trở lên mỗi lần, người mua không lấy hóa đơn hoặc không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế (nếu có) thì vẫn phải lập hóa đơn.
Trường hợp này thì kế toán nên ghi rõ “người mua không lấy hoá đơn” hoặc “người mua không cung cấp tên, địa chỉ, mã số thuế”.
5. Ghi thuế suất thuế giá trị gia tăng trên hóa đơn
Người viết hóa đơn phải ghi rõ thuế suất áp dụng đối với hàng hóa, dịch vụ được bán ra của mình là 0% hoặc 5% hoặc 10%.
Đối với những hàng hóa, dịch vụ thuộc đối tượng không chịu thuế GTGT thì không ghi thuế suất mà gạch chéo lại vị trí ghi thuế suất.
6. Ký tên trên hóa đơn
6.1. Đối với bên bán hàng
Theo quy định tại điểm d khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC, người ký tên trên tiêu thức “Người bán hàng” phải là thủ trưởng đơn vị ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu.
Nếu thủ trưởng đơn vị không ký vào tiêu thức này thì phải có giấy ủy quyền cho người trực tiếp bán ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn và đóng dấu treo vào phía trên bên trái của tờ hóa đơn.
Hướng dẫn quản lý và lưu trữ hoá đơn điện tử đã xuất
Hộ kinh doanh có thuộc đối tượng áp dụng hóa đơn điện tử?
6.2. Đối với bên mua hàng
Quy định tại điểm đ khoản 2 Điều 16 Thông tư 39/2014/TT-BTC có ghi rõ trong tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, người ký phải là bên mua (nếu là cá nhân) hoặc đại diện hợp pháp của bên mua (nếu là tổ chức; hoặc người được người mua ủy quyền ký hóa đơn).
Nếu bên mua hàng mua hàng qua mạng, fax, điện thoại thì người mua hàng không nhất thiết phải ký, ghi rõ họ tên trên hóa đơn. Khi lập hóa đơn tại tiêu thức “người mua hàng (ký, ghi rõ họ tên)”, kế toán chỉ cần ghi rõ là bán hàng qua điện thoại, qua mạng, FAX.
Khi lập hóa đơn cho hoạt động bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ ra nước ngoài, trên hóa đơn không nhất thiết phải có chữ ký của người mua nước ngoài.